Perché organizzare un evento. Quali i vantaggi per le aziende.

» Posted by Francesca Bernardini on Feb 16, 2010 in Newsletter | Comments Off

La progettazione di eventi è una delle realtà più complesse e variegate nel mondo della comunicazione, in quanto si articola in una serie pressoché infinita di fattori da dover considerare, gestire o meglio ancora prevedere, per essere in grado di risolvere anche situazioni problematiche, trovando in tempo utile la soluzione più appropriata e conveniente.

E’ un settore in costante crescita, tanto da essere uno dei nuovi media che molte agenzie di pubblicità offrono quale ulteriore elemento della comunicazione integrata. Questo perché c’è una richiesta sempre maggiore da parte di privati e aziende, in un’epoca in cui l’apparire e la visibilità personale o del proprio brand dominano i rapporti e condizionano ogni singola scelta.

Ma quali sono le finalità per cui si decide di organizzare un evento? Lo si può fare per scopi differenti: accrescere l’immagine o la consapevolezza che gli altri hanno di te, generare profitti, celebrare o festeggiare un avvenimento significativo, raccogliere fondi etc. Di certo, un’azienda sarà maggiormente interessata a progettare eventi per farsi conoscere, o se già nota, per rafforzare la propria presenza sul mercato, far veicolare la filosofia dell’attività ed avere un ritorno di immagine considerevole, sia economico che commerciale, incrementando le vendite.

Da dove si inizia a pianificare un evento? Anzitutto, l’agenzia di pubblicità che se ne occupa, deve studiare con la massima cura il marchio in questione, deve poi identificare un target da colpire, cioè un pubblico di riferimento che nutra interesse per il prodotto, creare il concept dell’evento, individuare una location, verificare il budget e organizzare la logistica.

Queste sono solo alcune delle attività necessarie a metter in piedi un evento. Ma tutto ciò non basta. Per creare un buon evento, bisogna promuoverlo, fare “rumore” attraverso un’importante campagna pubblicitaria (web, radio, tv, giornali, cartellonistica) che, reclamizzando l’evento, permetta di far conoscere o potenziare il nome dell’azienda, fidelizzare i clienti, promuovere il prodotto e, in generale, fare opera di branding. In sostanza, il piano di comunicazione non pubblicizza tanto l’evento in sé ma usa l’evento stesso per accrescere la visibilità dell’azienda.

La strategia migliore, consiste senza dubbio nell’avvalersi di un Ufficio Stampa professionale, capace cioè di costituire una mailing list e scrivere newsletter (da inviare a selezionati indirizzi di posta elettronica con informazioni sull’azienda e l’evento specifico), per creare una comunicazione più estesa. Un ottimo espediente sono inoltre i comunicati stampa, testi brevi, messi anche on-line, che contengono notizie e dati circa l’attività aziendale, oltre a promuovere la singola manifestazione. Si crea così aspettativa e intanto veicola ed aumenta il brand dell’azienda.

L’Ufficio Stampa è altresì il mezzo più efficace per estendere l’invito di partecipazione a giornalisti locali e troup televisive, al fine di coinvolgere il maggior numero possibile di persone e dare il massimo risalto all’evento. E’ l’Ufficio stesso che provvede a gestire i contatti con la stampa e organizzare il servizio di segreteria per raccogliere l’adesione o meno degli invitati. In questo modo, l’azienda non risulterà gravata da lunghe e stressanti operazioni di organizzazione e promozione, che finirebbero per sottrarle tempo e non produrre lo stesso esito, poiché non competente in materia.

Quali eventi si possono progettare? I più svariati: cene di gala, concerti, sfilate di moda, spettacoli di piazza, cerimonie di premiazione, lancio di un prodotto, conferenze stampa, fiere, meeting aziendali e convention. Le aziende spesso creano eventi promozionali per comunicare con giornalisti, opinon leader, concessionari, clienti attuali e potenziali, invitando anche i consumatori per far entrare l’utente finale in contatto con la marca e quindi vendere.

Organizzare un evento, non è dunque una cosa semplice sulla quale potersi improvvisare. Devono essere coordinati aspetti creativi, tecnici e logistici per la realizzazione e la buona riuscita dello stesso. Sono richieste conoscenze di marketing e comunicazione per le quali occorrono capacità e professionalità. La posta in ballo è molto alta, ne va della faccia di un’azienda. Ecco perché, è sempre bene affidarsi a chi ha consolidate esperienze nel settore.

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